¿Busca una guía completa sobre cómo gestionar una gira? No busque más. En este artículo, le proporcionaremos toda la información que necesita saber un gestor de giras para que su gira sea un éxito.
No importa si se trata de una gira de conciertos o de un tour por la ciudad, el cuidado de las operaciones diarias puede consumir rápidamente demasiado tiempo sin una gestión eficiente.
From planning and organizing to training tour guides and marketing and promoting, we will cover it all! So read on and get ready to take your tour business to the next level!
Guía para turoperadores
El éxito de una gira requiere una gestión eficaz. Su gira debe comenzar sin problemas si quiere que sea un éxito.
Aspectos como la planificación, la organización, la comercialización y la promoción del viaje, así como la gestión de cualquier problema que pueda surgir, están incluidos en lo que maneja un operador turístico.
Si gestiona su negocio de viajes de forma eficaz, puede asegurarse de que sus clientes tengan una experiencia agradable y de que su negocio sea rentable.
En este post, trataremos la gestión de las giras:
- ¿Cuáles son los fundamentos de la gestión de empresas turísticas?
- ¿Cómo puede un gestor de giras planificar y organizar eficazmente una gira?
- ¿Cuál es la forma más eficaz de comercializar y promocionar una gira?
Empecemos por lo básico.
¿Cuáles son los fundamentos de la gestión de empresas turísticas?
Los viajes se desarrollan sin problemas cuando se gestionan de forma eficiente. Gestionar un tour implica mucho más que llevar a la gente de un lugar a otro.
Los gestores de viajes son responsables tanto de la parte administrativa, como la reserva de hoteles y transporte, como de la parte operativa, como el mantenimiento del viaje en el calendario.
Pero un gestor de viajes también tiene que ser una persona con don de gentes, capaz de dirigir tanto a los guías turísticos como a cualquier persona que trabaje para su empresa de viajes. Al fin y al cabo, el trabajo del gestor de viajes consiste en asegurarse de que todo el mundo se lo pase bien.
Estas son las áreas de gestión que todo gestor de giras y todos los profesionales del sector deben conocer:
Gestión de recursos
To achieve a truly outstanding customer experience, you need to ensure that your tours and activities do not get overbooked so that you can deliver a fantastic guest experience.
Un recorrido repleto de gente puede hacer que te sientas como si fueras parte de un rebaño, ¡y no quieres que tus invitados se sientan así!
¿Qué se puede hacer para evitar el overbooking?
Use a tour operator online booking system with resource manager functionality. This way, you can limit your trips to available resources if one or more of your tours or activities rely on the same resources - like bikes, guides, or boats. You can also block off a resource for routine maintenance for a few days.
Si no hay overbooking, los clientes están contentos... ¡y eso es bueno para el negocio de su empresa turística!
Gestión del canal de distribución
Una herramienta de gestión de canales puede simplificar su gestión si utiliza agencias de viajes y mercados en línea, como Viator y Expedia.
Con las herramientas de gestión de canales, puede conectar todos sus canales de reserva a un sistema central, facilitando la actualización de sus listados, disponibilidad y precios.
Esto no sólo le ahorrará tiempo, sino que también evitará las reservas dobles y el exceso de reservas. Además, puedes asegurarte de que tus clientes vean la información más actualizada con actualizaciones en tiempo real.
Gestión de guías turísticos y personal
Como operador turístico, tienes una gran variedad de responsabilidades cada día. La descripción del trabajo puede ser larga, lo que incluye hacer malabarismos con las operaciones diarias, ayudar a los huéspedes, contratar guías locales y gestionarlos. Sus guías turísticos son uno de los recursos más útiles que tendrá. Puedes distinguir a un buen guía turístico por la calidad de su servicio.
A medida que su negocio crezca, necesitará más personal o guías turísticos para gestionar el crecimiento. Un mayor número de empleados implica una mayor formación de los guías turísticos.
Pero no se limite a copiar sus actuales operaciones y procesos de gestión.
Considere la posibilidad de simplificar y racionalizar sus sistemas.
Considere la posibilidad de cambiar a un sistema de reservas que proporcione a sus guías turísticos una idea aproximada para aclarar los detalles de los próximos viajes. De este modo, los guías turísticos sabrán en todo momento cuántos invitados deben esperar, el grupo de edad al que deben acoger y los requisitos especiales que deben tener en cuenta.
¿Cómo se planifica y organiza un viaje?
Todo, desde la gestión del calendario hasta el seguimiento de las reservas, pasando por la conexión con los huéspedes y la facturación y los pagos, requiere una gestión.
¿Qué puede hacer para asegurarse de que lo está haciendo bien?
Para empezar, hay que saber qué necesita cada área de la administración.
Gestión de reservas
¿Es eficiente su proceso de reserva de excursiones y actividades? Podría estar perdiendo reservas potenciales si utiliza un formulario de contacto o una dirección de correo electrónico para las solicitudes de reserva.
Considere la posibilidad de utilizar un sistema de reservas en línea.
¿Necesita ayuda para gestionar los reembolsos y las cancelaciones? 5 consejos sobre cómo gestionar la política de cancelación de viajes en 2022
Los sistemas de reserva facilitan que los clientes vean las horas y fechas disponibles, elijan la que se ajusta a sus necesidades y hagan una reserva de inmediato. Puedes automatizar tareas clave como el envío de correos electrónicos de confirmación y recordatorios, para que puedas centrarte en ofrecer una gran experiencia.
Tenemos una función de enlace mágico para ayudar a los operadores de actividades a gestionar los cambios de reserva de los huéspedes. Los clientes pueden gestionar sus reservas, cambiar las fechas o convertirlas en vales.
Para saber más sobre el enlace mágico aquí.
Recepción y gestión de los pagos
Cuando se trata de pagos, usted quiere dar a sus clientes tantas opciones como sea posible. Por eso necesita una pasarela de pago para sus reservas online en su sitio web, como Stripe, SumUp, Adyen y PayPal, para poder aceptar pagos online.
Pero no quieres detenerte ahí.
También quiere una solución de punto de venta para su negocio, para poder aceptar pagos en persona, también.
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Con una pasarela de pago y una solución de punto de venta, podrá recibir pagos y depósitos, de modo que podrá asegurarse de que su negocio funcione siempre sin problemas. Y lo mejor es que tus clientes tendrán más opciones para pagar, lo que significa comodidad para ellos.
Gestión del calendario
Es fácil que haya un exceso de reservas o que se cometan errores cuando se lleva un control y se gestiona el calendario manualmente. Además, es posible que no utilices tu capacidad porque te preocupa la sobreventa de guías o recursos.
Los sistemas de reserva de inventario en vivo garantizan que sus reservas se actualicen en todos los canales.
Additionally, you can sync your Google Calendar. This allows you to easily see upcoming tours and activities and avoid overbooking. Moreover, its a key part to maximize your business capacity.
Mantener el contacto con los clientes
Las notificaciones previas y posteriores al viaje son una excelente manera de agilizar su negocio y mejorar la satisfacción del cliente.
Sus clientes recibirán recordatorios por correo electrónico y SMS para que lleven las cosas que necesitan para completar una gran experiencia de viaje. Además, puedes informarles de cualquier cambio en un próximo viaje.
Al enviarles un correo electrónico después del viaje, los clientes también pueden proporcionar más comentarios sobre su reciente viaje. Con este sistema, puede ahorrar tiempo y dinero a la vez que proporciona a los clientes una mejor experiencia.
¿Cómo se fija el precio de un viaje?
Los planes de negocio de los operadores turísticos dependen en gran medida de los precios. La elección del precio adecuado para su tour influirá en el tono de todo su negocio y le ayudará a destacar entre sus competidores.
A la hora de planificar la estructura de tarifas de las excursiones, tenga en cuenta su mercado objetivo y los tipos de excursiones que ofrecerá su empresa.
Tenga en cuenta estas cuestiones a la hora de fijar el precio de su viaje:
- ¿Cómo dirigen sus giras los competidores?
- Organizar una gira puede ser caro, así que ¿cómo equilibrar el interés del cliente con los costes?
Puede fijar el precio de su negocio turístico utilizando dos estrategias principales: subir el precio y bajarlo. Como con cualquier estrategia, hay ventajas y desventajas.
Marcado
La estrategia más habitual de las empresas turísticas es subir los precios. Al fijar sus precios más altos, pueden generar un mayor beneficio.
Uno de los inconvenientes de esta estrategia es que a veces puede dificultar la captación de clientes, ya que pone precio a sus viajes fuera del mercado.
Marcado hacia abajo
En lugar de subir sus precios, los bajará para generar un menor beneficio marcándolos a la baja.
Puede utilizar esta estrategia si intenta atraer a una gran base de clientes, ya que los precios más bajos suelen ser más atractivos.
El inconveniente es que no obtendrás tantos beneficios por gira.
¿Cuál es la mejor manera de comercializar y promocionar una gira?
Marketing and promoting a tour can be a tricky task. With a dash of creativity and effort, it can be a great way to boost sales. The most effective way to market a tour is through a combination of traditional methods and digital media.
Llegar al público local con el marketing tradicional
Las técnicas de marketing tradicionales, como las octavillas y los folletos, pueden ser eficaces para llegar al público local. Exponer el material de marketing en zonas de mucho tráfico, como aeropuertos u hoteles, es una forma rentable de llegar a los clientes potenciales.
Atraer huéspedes internacionales con el marketing digital
El marketing digital también es esencial para llegar a un público más amplio, incluidos los huéspedes internacionales. Utilizar las plataformas de las redes sociales, como Facebook, Instagram y Twitter, es una forma estupenda de promocionar un viaje.
"El 83% de los adultos de EE.UU. quiere reservar sus viajes por Internet"- Estadísticas de reservas de viajes por Internet de más de 60 personas (2022) por StratosJets
Las reseñas de las giras son importantes
Además, aprovechar las opiniones de los clientes es una excelente manera de generar marketing de boca en boca. Después de cada gran viaje, asegúrese de pedir a los clientes que dejen sus opiniones en su propio sitio web o en sitios populares de reseñas de viajes, como TripAdvisor, TrustPilot o Google Reviews.
Empieza a pensar en qué plataforma prefiere la gente. Cuando pidas reseñas, añade un pequeño toque personal. A la larga, te llevará lejos. Los operadores turísticos más populares pueden probar este método probado de marketing. Conseguirás más reservas con más reseñas positivas.
Utilizando una combinación de técnicas de marketing tradicionales y digitales, puede promocionar eficazmente su viaje y atraer a más clientes. Dedica tiempo a hacer un seguimiento del crecimiento de tu estrategia de marketing y, si es necesario, modifícala.
Empiece con el growth hacking digital con nuestra guía gratuita: SEO para turoperadores: 4 tácticas para generar más clientes potenciales
Utilice el sistema de reservas en línea adecuado para sus viajes
En última instancia, todo se reduce a la eficacia con la que gestiones tus viajes y actividades.
¿La clave?
Elija la solución de reserva en línea adecuada
Un sistema de reservas eficaz agilizará todas sus tareas administrativas y mejorará la comunicación periódica entre usted y sus invitados y con su equipo. También le ayuda a planificar y organizar sus viajes de forma más eficiente.
Whether you are running a grand cruise tour or smaller tours, tour managers of all sizes and touring professionals in the tourism industry all need the right tools to maximize time management.
Merece la pena considerar un sistema de reservas en línea si desea mejorar la gestión de los viajes.
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