How to Start a Walking Tour Business: Comprehensive Guide for Tour Operators

UPDATED: October 23, 2023

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Starting a walking tour company can be both rewarding and challenging. With enough knowledge and preparation, you can create a successful business that allows you to share your passion with tourists while earning an income.

Si se toma el tiempo necesario para investigar, planificar y ejecutar cuidadosamente, estará en el buen camino para poseer y gestionar una empresa de excursiones a pie rentable.

This blog post will cover the basics of starting a business for walking tours - from researching local attractions to developing an enticing promotional message - to ensure that you set your business up for success from the start.

• ¿Por qué montar un negocio de visitas guiadas a pie?
• Paso 1: Preparar y planificar
• Paso 2: Comercializar y promocionar
• Paso 3: Ejecutar y gestionar
• Paso 4: Ponga en marcha su negocio de excursiones a pie
• Puntos clave

¿Por qué montar un negocio de visitas guiadas a pie?

We live in a world of ever-evolving tourists searching for experiences that are catered to their individual interests. Walking tours have taken off- these walking tours mix the right blend of cultural insights, hidden gems, and real-life explorations for the curious traveler.

"Está realmente claro que los viajeros quieren mucho más de su experiencia en 2022, y están dispuestos a pagar por ello", dijo Douglas Quinby, fundador y CEO de Arival, que encuestó a 1.000 viajeros estadounidenses. Encuesta Skift, 2022

Coste inicial reducido

It's also worth noting that there is a relatively low cost to starting up a walkable tour company, making it a viable entrepreneurial idea within the tourism industry..

Un nuevo sabor viajero que ofrecer

Estamos viendo un cambio en la forma de viajar en 2023: los viajeros buscan experiencias que les ofrezcan algo único y especial. Para los operadores turísticos, estas tendencias ofrecen interesantes oportunidades para crear recorridos a pie que se adapten específicamente a estos ávidos viajeros. 

Cuatro pasos para crear una empresa de excursiones a pie

Paso 1: Preparar y planificar

La preparación y la planificación son esenciales a la hora de emprender con éxito un negocio de excursiones a pie.

Investigue las atracciones locales:

Do your research to get an idea of the trendiest and most popular attractions in your area. Most walking tours explore the area with specific interests, ranging from history tours to nature tours. This will allow you craft a business plan with tour packages that appeal to a variety of tourists, as well as provide unique experiences for those interested in exploring more off-the-beaten-path sites.  

Conozca su mercado objetivo:

Dedicar tiempo a comprender las necesidades e intereses de su clientela puede ayudarle a crear una experiencia que atraiga a los turistas. Esto hará que vuelvan.

Al investigar su base de clientes potenciales, tenga en cuenta factores como la edad, el sexo, los intereses, el presupuesto, cómo les gusta viajar y cómo prefieren reservar los viajes.

Conozca los requisitos legales:

Operating a walking tour in your state may come with its own local government or regional regulations, however, typically you will need to meet the same requirements as running any business.

These requirements might include obtaining the necessary permits and registering your business. They may also include complying with health and safety regulations, paying local or federal taxes, complying for General Liability Insurance, and other demands to ensure the security of your customers.

CONSEJO: Inicie este proceso lo antes posible, ya que cada paso puede llevar mucho tiempo. Lo ideal es tener toda la documentación terminada cuando acabes de instalarte.

Abrir una cuenta bancaria de empresa

Cuando se trata de su empresa y de la gestión de las finanzas asociadas a ella, la regla número uno que debe recordar es la siguiente: mantenga siempre su dinero personal separado de los ingresos de su empresa.

Mantener una división firme entre ambos sirve como protección del patrimonio personal y le proporciona un mejor orden organizativo cuando se trata de dinero.

Determine las rutas para sus excursiones:

Crear una ruta para su recorrido a pie es uno de los aspectos más importantes a la hora de poner en marcha un negocio de recorridos a pie.

Considéralo:

• ¿Qué atracciones y joyas ocultas quiere incluir en sus viajes?
• ¿Cuánto durará cada gira?
• ¿A qué distancia se encuentran unos lugares de otros?
• ¿Cuánto tiempo debe dedicarse a cada lugar para explorarlo y tomar fotografías?

Además, tenga en cuenta la hora del día a la que se realizará la visita. Esto le ayudará a determinar cuánto hay que caminar, cuánto tiempo se tarda en ir de un sitio a otro y lo cómodo que será para los clientes pasear.

Asegúrese también de conocer bien cada lugar para poder ofrecer una visión general informativa e historias que hagan más agradable la visita.

Asegúrese de proporcionar todos estos detalles necesarios en la descripción de su visita. Esto puede ayudar a tus potenciales clientes a sentir el ambiente de tu visita a través de la descripción (de la que hablaremos más adelante).

Cree su itinerario turístico:

A la hora de planificar su itinerario turístico, el nicho que elija será un factor importante y no debe pasarse por alto.

Por ejemplo, si su nicho de mercado fueran los lugares históricos de una zona concreta, entonces planearía llevar a sus invitados a lugares emblemáticos y puntos de interés relacionados con este tema. En cambio, si se centra en la gastronomía local, quizá quiera llevar a los visitantes a restaurantes o granjas conocidos por su sabrosa comida y bebida.

Tan esencial como determinar los lugares que visitará con sus clientes, también es imprescindible estructurar cómo será cada día de gestión de su negocio. Como líder empresarial y guía turístico, de usted depende crear la logística que convierta una idea en realidad. Esto garantizará que todos los implicados disfruten al máximo de la experiencia.

Establecer procedimientos y normas de seguridad:

La seguridad es de suma importancia cuando se trata de gestionar un negocio de visitas guiadas a pie.

Cuando establezca sus procedimientos de seguridad, tenga en cuenta cómo garantizará la seguridad de los clientes durante la visita guiada a pie.

Esto puede incluir:

• Asegúrese de que todos los participantes son conscientes de los riesgos para la salud asociados al viaje y de cómo afrontarlos adecuadamente.
• Disponer de información de contacto en caso de emergencia para cada participante.
• Asegúrese de que su personal está formado para hacer frente a cualquier situación difícil o peligrosa que puedan encontrar mientras guían la visita.
• Disponer de un plan en caso de inclemencias meteorológicas. Este plan debe incluir cómo proteger a sus clientes de peligros externos como el tráfico y otros riesgos potenciales que no puedan evitarse.
• Asegúrese de que los clientes sepan cómo interactuar correctamente con los animales o la fauna que puedan encontrar.
• Familiarícese con la normativa local sobre el número de personas que pueden participar en una excursión y lo cerca que pueden acercarse a determinadas zonas o atracciones.

Comunique estos protocolos de seguridad y recordatorios a sus clientes:

• Muéstrelo en el sitio web de su empresa
• Adjunte estos recordatorios junto con sus alertas y notificaciones de visitas por SMS o correo electrónico Automatización
• Orientación rápida antes de la visita
• Sobre todo, asegúrese de que sus guías turísticos están bien formados e informados de estas directrices de seguridad.

Calcule los costes de puesta en marcha:

Calculating start-up costs and budgeting for walking tour businesses is a must if you want to avoid a major financial bump later.

Luckily, starting this kind of business doesn't require too much capital. Plus, if you lead the tours yourself, that cuts out the need for extra expenses like salaries for employees. The majority of your costs should then be geared toward developing a successful marketing strategy.

Dedicar tiempo a investigar cuánto dinero necesita por adelantado merece la pena para garantizar una base sólida y la sostenibilidad a largo plazo de su empresa.

Decidir el precio:

A la hora de decidir los precios de su empresa de excursiones a pie, existen varias opciones.

Puede optar por ofrecer visitas gratuitas y ganar dinero con las propinas y gratificaciones, o puede establecer un servicio de pago.

Sea cual sea la opción que elija, es imprescindible que se asegure de ofrecer un alto valor a ese precio. Dedica tiempo a analizar a tus competidores y averigua cuánto cobran y qué ofrecen a cambio.

CONSEJO: Int ente superar las expectativas. Así te asegurarás de que los clientes vuelvan a por más y recomienden tus servicios a sus amigos.

Paso 2: Comercializar y promocionar

Ahora que ya tiene su gira en marcha, es el momento de dar a conocer su negocio.

Aquí es donde entra en juego el marketing.

Hay muchas formas de promocionar su empresa de rutas a pie en Internet. Sin embargo, la forma de promocionarlo dependerá del tipo de público al que quieras llegar.

Utilizar las redes sociales

Por ejemplo, si se dirige a los turistas más jóvenes, considere la posibilidad de utilizar las redes sociales y las personas influyentes para las promociones.

Publique actualizaciones y promociones del viaje en sus redes sociales, como Facebook e Instagram. Puede utilizar fotos y vídeos de alta calidad de los lugares de interés. O puedes escribir un breve blog sobre lo que te espera en tu gira y publicarlo en tu feed.

Además, asegúrate de que cada una de tus publicaciones enlaza con tu sitio web oficial. De este modo, facilitarás a tus huéspedes potenciales la reserva online.

Esta es nuestra guía completa sobre cómo utilizar las redes sociales en tus viajes y actividades.

Crear un sitio web eficaz

Un sitio web eficaz es fundamental para que su empresa de rutas a pie despegue. No solo le servirá de plataforma para promocionar sus rutas, sino que también facilitará a sus clientes potenciales la reserva y el pago de sus experiencias.

Make sure that your site reflects the brand of your tour company business – how do you want people to perceive you?

You should also make sure that all of your contact information and booking information is visible on each page. This helps create trust between customers and tour operators or tour companies.

Para obtener más información sobre cómo crear un gran sitio web centrado en los viajes con mayores tasas de conversión, consulte este artículo.

Haz el juego del marketing tradicional

Si quiere centrarse más en el mercado local y en la gente que vive en la zona, pruebe a anunciarse en publicaciones o emisoras de radio locales.

También puede crear material promocional, como octavillas y folletos, que podrá distribuir por la ciudad.

Marketing boca a boca

Por último, no olvide el marketing boca a boca: las conversaciones cara a cara a la antigua usanza suelen dar resultados positivos.

Asociarse con agencias de viajes en línea

Partnering with online travel agencies (OTAs) can be an effective way to increase your reach and boost bookings.

Al conectar con OTA como TripAdvisor, GetYourGuide y Booking.com, puede acceder a un público más amplio y facilitar a los clientes la búsqueda y reserva de sus viajes.

Asegúrese de ser visible en las OTA y en sitios de opiniones como TripAdvisor optimizando cada uno de sus listados con toda la información que necesitan. Incluye fotos de calidad, el nombre completo de tu empresa, descripciones, palabras clave y otra información relevante.

Para más información sobre cómo asociarse con éxito con las OTAs, consulte esta guía.

Gestionar las expectativas de los clientes:

Sobre todo, tenga claro lo que los huéspedes deben esperar de sus visitas.

Asegúrese de marcar las pautas sobre cómo se llevará a cabo la visita, cuántas personas aceptará y qué actividades puede conllevar el día de la visita. Y asegúrese de que toda la información necesaria se detalla en todos los anuncios de visitas que publique en línea.

Informar a los huéspedes sobre:

• Itinerario de la visita (horas y detalles)
• Qué esperar en cada lugar (cocina local, consejos, datos curiosos, tiendas de recuerdos y lugares famosos)
• Pautas y recordatorios de seguridad
• Qué llevar y qué ponerse (gafas de sol, crema solar o qué calzado es mejor)

In it, you can also offer additional tour services for an additional cost (private tours and experiences).

Paso 3: Ejecutar y gestionar

Ahora que su empresa de excursiones a pie está creada y promocionada, es el momento de poner el plan en marcha.

Crea un horario:

Es importante crear un calendario estructurado para organizar las visitas.

Empiece por establecer las rutas y los itinerarios de cada tipo de recorrido, así como su duración.

You can also create a series of additional activities that customers may be able to opt for (such as food tours and beverage tastings or visits to local attractions).

Equipe sus excursiones con el material y el equipo adecuados:

Asegúrese de contar con el equipo y el material adecuados para sus excursiones.

Dependiendo del nicho que elija, puede incluir material de primeros auxilios, material audiovisual y otros artículos necesarios (como prismáticos o lupas) que los clientes necesitarán durante la visita.

Have an online booking system for seamless management:

Finally, have efficient online booking system in place to manage bookings and payments.

Esto le ayudará a hacer un seguimiento de cuántas personas se apuntan a cada visita, cuánto dinero gana con cada una y lo satisfechos que están sus clientes con la experiencia.

Aside from marketing and tour management, effective booking software also offers all the tools like POS solutions for receiving payments in person, a booking widget for your online bookings and positive reviews, and a centralized dashboard for end-to-end management.

Here's our complete guide on how to choose a reliable booking system for running tours.

Forme a sus guías turísticos

Ahora que ya dispone de un sistema adecuado, es hora de contratar a un guía turístico (si decide contratar a uno o a varios). Además de tener la actitud adecuada y un conocimiento profundo de la zona, deben estar formados sobre cómo afrontar posibles riesgos (como emergencias médicas o mal tiempo) y cómo garantizar la satisfacción del cliente.

Proporcione a sus guías la formación y la información necesarias para que puedan ofrecer una experiencia memorable a sus clientes.

Paso 4: Ponga en marcha su negocio de excursiones a pie

El último paso consiste en poner en marcha oficialmente su empresa de excursiones a pie.

Promociónelos en su sitio web oficial y en sus cuentas de redes sociales, comparta los detalles de sus giras con los medios de prensa y llegue a la comunidad local. Así darás a conocer mejor tus servicios.

Además, ahora que cuenta con una buena base de clientes, no olvide solicitar sus comentarios y utilizarlos para mejorar su negocio de visitas guiadas a pie.

Puntos clave

En definitiva, emprender un negocio de visitas guiadas a pie es una idea inteligente y una aventura increíblemente gratificante, siempre que no se olvide de la preparación. Asegúrese de planificar, comercializar y ejecutar bien su visita guiada a pie, con contenidos de calidad en su sitio web o en los listados de visitas guiadas que creen las expectativas correctas para los clientes potenciales.

No olvides equiparte con el material necesario y elegir el software de reservas adecuado para una gestión eficiente que se ajuste a tus objetivos y visión.

These tips can also be applied for free walking tours, where you can make money from gratuities. In any case, ensure that you train your tour guide properly so they can provide a pleasant experience for guests.

Por encima de todo, asegúrate de divertirte y disfrutar del camino que te lleva hasta allí. ¿A qué espera? Dé el primer paso para iniciar este increíble viaje y ponga en marcha su propio negocio de excursiones a pie.

Preguntas frecuentes:

1. How do I start my own tour company?

To get started as a business owner in the travel business, your next step is to refine your business idea into a concrete plan. If you're passionate about a walking tour business, perform a thorough market analysis to understand your potential customers. This will enable you to understand what makes your tours stand out.

Once your concept is clear, obtain the necessary permits and licenses from your local authorities. It's crucial to set up business accounting practices, including separating personal and business accounts, to ensure financial clarity and asset protection.

Don't forget to design and print business cards to aid in networking and marketing. Before you launch, consult with your local tourism board for additional insights and secure business insurance to safeguard against risks. With these steps, you'll be on your way to a successful travel business.

2. Is it advisable to use booking software when starting a tour company?

Absolutely! When you start a tour company, integrating booking software is a wise move for several reasons:

• Professional Image: From the outset, your tour company will appear organized and professional, instilling confidence in potential clients.
• Operational Efficiency: As you navigate the complexities of starting a tour company, booking software streamlines reservations, minimizing manual errors and freeing up your time.
• Insightful Data: The software can offer insights into your clientele, aiding in refining your tours and marketing strategies.
• Growth Readiness: As your tour company venture gains traction, a pre-established system will effortlessly handle increased bookings.
• Secure Transactions: Integrated payment options within the software ensure smooth and safe financial transactions.
• Enhanced Customer Journey: A straightforward booking process can lead to satisfied customers and positive feedback.
• Round-the-Clock Bookings: With software in place, clients can book tours anytime, maximizing your business opportunities.

Incorporating booking software from the beginning lays a robust foundation, ensuring your new business is well-equipped for future growth.

3. Are walking tours profitable?

Walking tours can be profitable, especially if you have a unique selling point that differentiates you from other tours. Consider your operating costs, ongoing expenses, and how you'll transport guests if necessary. Tour pricing should reflect these costs while offering value to customers. Repeat customers and referrals can significantly boost profitability. Having a business mentor can also help, especially if you are still starting your very first business.

4. How do free walking tours make money?

Free walking tours typically operate on a tips-based model, where guests pay what they believe the tour is worth. This model can be profitable if the tour guide provides exceptional value. Some tour guides also collaborate with the local tourism community and local businesses, receiving commissions for bringing in customers.

5. How do I promote my walking tour business?

Promote your tour guide business by creating a basic website optimized for search engines. On your website, tell your brand story, establish a booking process, and showcase your tour design. Establish a Facebook page to post photos and engage with your target customers. Online advertising, such as banner ads, can be a powerful marketing tool. Collaborate with travel agents and leverage walking tour marketing ideas like offering discounts for new customers. As your business grows, consider investing more in marketing collateral and strategies.

6. What booking software features do walking tours need?

For a tour operator business, booking software should offer easy scheduling, allowing customers to book in just a few clicks. Selling tours should also be easy, so look for a platform that simplifies checkout and upselling. Features should include calendar integration, payment processing, and automated reminders. As the business grows, advanced features like analytics to understand customer behavior can be beneficial.